Como presentar un proyecto

Análisis de cómo presentar un proyecto de forma efectiva

¿Tienes que escribir una propuesta para un cliente y no sabes qué incluir? ¿Quieres tener un guión para paso a paso cubrir todos los aspectos para que tenga gancho? En este artículo vas a leer como crear propuestas irresistibles para tus clientes.

Lo primero que hay que tener claro es que el proyecto comienza por la etapa de venta. Sin venta no hay proyecto, y por eso es esencial acertar con la construcción de la oferta.
La venta es el proceso donde convences a tus clientes de las ventajas de tu producto o servicio y de tu capacidad para llevar a cabo con éxito el proyecto en el plazo establecido.

En tu oferta tienes la oportunidad de demostrar el valor de tu trabajo y de exponer tus capacidades para realizarlo. Debes de tener claro que es un discurso de venta, definiendo un problema y una solución atractiva para tu cliente.

¿Cómo se define una oferta de proyecto?

Una oferta es un documento que diriges al cliente. En la mayoría de los casos será la base contractual del proyecto posterior y esencial por lo tanto a la hora de firmar un posible contrato. Lo has de ver como como un instrumento de venta que fija el marco de relación con tu cliente.

Es importante saber que la oferta tiene que dar respuesta las siguientes preguntas:

  • ¿Qué proyecto tenemos que desarrollar? (Identificar el trabajo a realizar describiendo el problema actual)
  • ¿Por qué el proyecto es necesario? (Justificar la importancia del trabajo)
  • ¿Cómo se desarrolla el trabajo? (Explicar el método)
  • ¿Quiénes van a desarrollarlo? (Presentación del equipo de proyecto)
  • ¿Cuándo se realizará y fecha de entrega? (Descripción de las fases de trabajo)
  • ¿Cómo se producirá? (Se justifican los recursos humanos y materiales)
  • ¿Cuánto va a costar? (Detallar de forma clara los costes presupuestados)

A la hora de elaborar una oferta de proyecto tienes que tener claros estos pasos:

  • Debes obtener la información necesaria sobre el cliente y el entorno, haciendo un buen proceso de diagnóstico y cualificación.
  • Debes saber con antelación la solución que quiere el cliente, y alinear tu propuesta con aquello que quiere conseguir.
  • Has de poner especial atención a cuantificar los recursos, beneficios y los riesgos, así como los mecanismos de aceptación, control y seguimiento. Aquí es donde muchos pinchan, sobreestimando su capacidad de ejecución y subestimando los costes relacionados.
  • Debes proponer un marco legal de colaboración entre las dos partes, estableciendo una serie de compromisos y obligaciones, tanto para tu cliente como para tu propia organización.
  • Hay gestionar de forma adecuada las expectativas del cliente, y clarificar de antemano qué es prioritario para ambas partes.
  • Debe demostrarse y venderse no sólo el proyecto, también tu experiencia y capacidad de ejecutarlo.
  • La comunicación eficaz de la propuesta y la persuasión son elementos clave, donde además de demostrar que puedes resolver el problema, dejas claro que puedes resolverlo mejor que la competencia.
  • Es muy útil presentar estudios, testimonios o experiencias de otros clientes o proyectos, que dan validez a los puntos de tu propuesta.
  • Debes anticipar el escenario en que pueda haber objeciones por parte del cliente. Tanto la parte técnica como la económica de la negociación se preparan de forma conjunta

Recuerda que todos estos pasos requieren de un trabajo intenso, pero cuando los sigues aumentas las opciones de cerrar la venta y comenzar el proyecto con éxito.

Problemas y riesgos frecuentes en la gerencia de proyectos

Existen una serie de riesgos en a la hora de gestionar proyectos que has de considerar, y que puedes prevenir con antelación para evitar problemas que te cuestan tiempo, dinero y energía.

Estos son los problemas más frecuentes con los que puedes encontrarte:

Planificaciones que no se ajustan a la realidad: Puede ocurrir por estimaciones erróneas, falta e insuficiencia de recursos, cambios de fechas o requisitos. Tu experiencia ha de ayudarte a no sobrevalorar tu capacidad de ejecución.
Expectativas poco claras o erróneas: Ya sabes que hay una diferencia entre la realidad y nuestra visión de la realidad. Muchas veces los clientes van a ver la realidad desde un punto de vista diferente al tuyo, y eso puede resultar en decepciones o conflictos.
Falta de seguimiento: El cierre de la venta es el comienzo de un largo camino. Debes celebrar reuniones de seguimiento en las cuales comunicas el progreso y la evolución del proyecto.
Falta del compromiso necesario del cliente en el proyecto: Para paliarlo debes establecer una serie de compromisos del cliente hacia el proyecto y definir su participación
Cambios en las prioridades según avanza el proyecto, tanto por parte del cliente como tuyas: Todos estos cambios deben comunicarse antes de que sea tarde y resulte más difícil.
No sembrar oportunidades futuras: Cada cliente puede comprar de nuevo, o recomendarte a otros en su entorno. No dejes esto para el final; tenlo en cuenta durante el proceso para ir identificando las oportunidades y generar más deseo para el futuro.

En este artículo has tenido un resumen de todo lo que es importante tener en cuenta en las presentaciones de tus proyectos. Recuerda siempre que el éxito viene cuando estableces una relación de confianza con tus clientes. Esa confianza es fundamental para tener siempre presente que ambos estáis del mismo lado.

Y ahora es tu turno.
¿Qué experiencias has tenido tú preparando o presentando proyectos? ¿Qué te ha funcionado? ¿Qué crees que hay que evitar?
¡Me interesa tu opinión! Comparte con los demás lectores tus ideas y reflexiones en la zona de comentarios más abajo.

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